Yhdistyksen toimintaohjeet

1. Yhdistyksen sisäinen viestintä

• Yhdistyksen jäsenten monialaisuus ja aktiivisuus mahdollistavat yhdistyksen toiminnan. Jotta yhdistys pysyy relevanttina kiihtyvän muutoksen keskellä, jäsenten osaaminen, jaetut ajatukset ja jatkuva keskustelu on tärkeää.
• Yhdistys tarjoaa jäsenilleen keskustelualustoja ja hallitus määrittelee säännöt ja ohjeet, miten niissä toimitaan. Hallitus voi myös nimetä yksittäisiä henkilöitä, jotka saavat valtuudet toimia keskustelun moderaattoreina.
• Yhdistyksen toimintaa ohjaavat säännöt sekä vuosittain syyskokouksessa hyväksytty toimintasuunnitelma, jonka toteuttaminen on hallituksen vastuulla. Siinä priorisoidut asiat ovat yhdistyksen toiminnan etusijalla. Muita asioita voidaan toteuttaa jäsenten vapaaehtoisuuden ja kiinnostuksen puitteissa. 
• Yhdistyksen alustojen ensisijainen tehtävä on edistää yhdistykseen liittyvää viestinvaihtoa, tiedonkeruuta ja verkostoitumista. Jäsenten keskinäinen viestintä jäsenkanavassa sekä yhdistyksen tilaisuuksissa perustuu kunnioittavaan, uteliaaseen ja avoimeen suhtautumiseen.
• Yhdistyksen jäseniä pyydetään välttämään generatiivisen tekoälyn käyttöä viestinnässään.
• Keskustelu Signalissa (jatkossa jäsenkanava) on tarkoitettu ensisijaisesti uuden ja/tai olennaisen tiedon ja kirjallisuuden jakamiseen ja kommentoimiseen.
  • Kun jaat materiaalia, kirjoita linkkiin aina saate, miksi materiaaliin kannattaa perehtyä ja mikä on sen anti muille jäsenille.
  • Tarkista, että jakamasi materiaali täyttää yhdistyksen eettisen ohjeiston kriteerit.
  • Yhdistyksen jäsenet tulevat eri lähtökohdista, tieteenaloilta ja näkökulmista. Kun kommentoit ja argumentoit jäsenkanavassa, on hyödyllistä kirjoittaa omat argumentit ymmärrettävästi ja tiiviisti siten, että ne avautuvat mahdollisimman monelle. 
  • On hyvä muistaa, että jäsenet edustavat eri näkökulmia, maailmankatsomuksia ja poliittisia suuntauksia, mutta heitä yhdistää ennen kaikkea kiinnostus ja kriittinen suhtautuminen generatiivista tekoälyä kohtaan. 
  • Jos kohtaat keskustelussa asiatonta kohtelua, siitä kannustetaan ilmoittamaan hallitukselle/puheenjohtajalle. Hallituksen velvollisuus on ryhtyä toimiin asiattoman käytöksen lopettamiseksi.
  • Asiattoman käytöksen käsittelyyn on kaksi tapaa: ensisijaisesti hallitus keskustelee asiattomasta käytöksestä asianosaisten kanssa. Asiattoman käytöksen jatkuessa hallitus voi antaa jäsenelle jäähyn, jonka ajaksi hänet poistetaan jäsenkanavasta.
  • Yhdistyksen jäsenet voivat jäsenkanavissa nostaa myös omia tutkimuksiaan, puheenvuorojaan eri tilaisuuksissa ja julkaistuja artikkeleita tai muita julkaisuja. Tässäkin kannattaa muistaa saate, joka auttaa hahmottamaan, miksi kyseinen informaatio on hyödyllistä muille jäsenille.
• Jäsenkanava Signalissa ei ole tarkoitettu työryhmien keskinäiseen viestintään tai erilaisten workshopien muodostamiseen.
  • Kun sellaiseen on tarvetta ja syntyy hyvä idea, se kannattaa viestiä hallitukselle, jonka tehtävänä on pohtia, miten työryhmä sopii yhdistyksen kokonaisprofiiliin ja toimintasuunnitelmaan. Jos aihe on sellainen, että se hyödyttää koko yhdistystä, työryhmä kannattaa perustaa ja sen tuloksia raportoida koko yhdistykselle (esim. jäsenillat). 
  • Jäsenet voivat järjestää itsenäisesti työpajoja kiinnostuksen kohteidensa ympärille, mutta ne eivät kuulu yhdistyksen varsinaiseen toimintaan.
  • Generatiivisen tekoälyn maailma ja vaikutukset kehittyvät ja muuttuvat nopeasti, joten työryhmiä voidaan perustaa maalin liikkuessa.

2. Yhdistyksen ulkoinen viestintä

• Yhdistyksen toiminnasta ja tapahtumista kertominen on kaikkien jäsenten yhteinen asia. On hyvä, jos yhdistyksen toiminta ja sen eettiset periaatteet saavat huomiota ja tulevat laajemmin tietoon.
• Ennen viestimistä on hyvä tarkistaa yhdistyksen toimintaohjeet.
• Politiikka on vahvasti kietoutunut osaksi generatiivisen tekoälyn kehittämistä ja vaikutuksia. Politiikkoja ja puolueita haastetaan ottamaan vahvemmin kantaa generatiiviseen tekoälyyn ja tekoälyn kehittämiseen yleensä. Voidaan olettaa, että jatkossa eri puolueiden kannat selkiytyvät aiheen tiimoilta. Yhdistyksessä on mukana eri poliittisia tahoja kannattavia jäseniä, mutta omassa toiminnassaan yhdistys pyrkii keskittymään eettisiin näkökulmiin ja vahvistamaan kansalaisten mahdollisuutta vaikuttaa generatiivisen tekoälyn käyttöönottoon.
• Hallitus ei käytä generatiivista tekoälyä yhdistyksen viestintään. Jäsenistön halutaan kertovan, kun generatiivista tekoälyä on käytetty oman viestinnän ja työskentelyn osana. Työryhmissä generatiivisen tekoälyn käytöstä sovitaan yhteisesti.
• Yhdistyksen toiminnasta ja tilaisuuksista voivat kertoa kaikki jäsenet. Tapahtuman järjestäjän vastuulla on tehdä tiedote, jota muut voivat hyödyntää viestinnässä.
• Yhdistyksen jäsenillat ja niiden alustukset on tarkoitettu ennen kaikkea jäsenille. Jos niiden aiheet ovat erityisen ajankohtaisia tai niiden koetaan kiinnostavan laajempaa yleisöä, voidaan aiheesta tehdä blogi tai postaus yhdistyksen verkkosivuille ja mahdollisesti LinkedIniin. Näin tehdään, jos alustajan ja/tai hallituksen pj:n tai tilaisuuden kuraattorin kanssa on erikseen sovittu. 
• Jos haluaa nauhoittaa tai tallentaa jäseniltaa tai muita yhdistyksen tilaisuuksia, siihen on aina erikseen hankittava lupa.
• Työryhmät ja työpajat on tarkoitettu yhdistyksen tietopääoman vahvistamiseen ja materiaalipankin ja arkiston rakentamiseen. Ne ovat avoimesti kaikkien jäsenten hyödynnettävissä omassa työssä ja tekemisessä. Niitä ei saa kuitenkaan luovuttaa ulkopuolisille ilman tekijöiden/työryhmien lupaa.
• Yhdistyksen toiminnassa yhdessä tehtyjä tuotoksia kuten työpajojen raportteja ei ryhmän jäsen voi omissa nimissään jakaa ulkopuolisille. Työryhmien jäsenten toivotaan kertovan työstään hallitukselle ja jäsenille siihen sopivalla tavalla. Tavan päättää työryhmä keskuudessaan.
• Yhdistyksen hallitus, työryhmät ja jäsenet voivat tuottaa julkaisuja, blogikirjoituksia ja muuta sisältöä yhdistyksen käyttöön ja julkaistavaksi esimerkiksi yhdistyksen verkkosivuilla.

3. Yhdistyksen tapahtumat ja tilaisuudet

• Yhdistys järjestää kokouksia, jäseniltoja ja avoimia tilaisuuksia resurssien mukaan. Tilaisuuksien järjestäminen on hallituksen vastuulla, mutta jäsenet voivat myös avustaa ideoinnissa ja järjestämisessä.
• Tilaisuuksia järjestetään myös yhteistyössä muiden yhdistysten ja sopivien kumppaneiden kanssa.
• Yhdistyksen brändi nojautuu vahvasti eettisiin arvoihin, joten on tarkastettava, että tilaisuus noudattaa yhdistyksen linjauksia.
• Yhdistyksen nimeä ja logoa voi käyttää tilaisuuksissa, jotka on suunniteltu tai kuratoitu yhdessä yhdistyksen kanssa. Yhdistys voi myös markkinoida ja suositella muiden tilaisuuksia — vaikka ei ole niissä ollut itse muuten mukana — jos ne sopivat hyvin yhdistyksen brändiin ja eettisiin ohjeisiin.
• Yhdistys voi myös hakea apurahaa toteuttaakseen kampanjan ja/tai tilaisuuden lisätäkseen kansalaisten ymmärrystä tekoälystä ja sen vaikutuksista. Yhdistys pyrkii näin vahvistamaan kansalaisten kykyä keskustella generativiisesta tekoälystä.
• Yhdistyksen tilaisuudet järjestetään joko läsnä, etänä tai hybridimallilla. Sen päättää yhdistyksen pj./hallitus koska resurssit ovat hallituksen vastuulla.

4. Yhdistyksen yhteistyö muiden kanssa 

• Yhdistys on jo aloittanut kumppaniyhdistysten ja sopivien yhteistyöpartnerien etsinnän. Työtä jatketaan resurssien mukaan, sillä yhteistyössä toteutetut tilaisuudet, kampanjat ja tapahtumat saavat enemmän huomiota ja lisäävät yhdistyksen tunnettuutta.
• Generatiivisen tekoälyn kehitys ja käyttöönotto on valtavan nopeaa ja siksi vaikutusten seuraaminen yhdessä tutkijoiden, muiden yhdistysten ja aktiivisten kansalaisten kanssa on tärkeä (pro)aktiivinen prosessi ja edellyttää etenkin yhdistyksen hallitukselta jatkuvaa muutosten seurantaa ja ymmärrystä siitä mitkä tahot ja ryhmät kulloinkin ovat parhaita kumppaneita yhdistyksen tavoitteiden ajamiseen.